Process mapping handler om at visualisere og dokumentere, hvordan en virksomheds processer faktisk foregår – altså at gå fra teoretiske beskrivelser til konkrete, visuelle kort, der viser, hvem gør hvad, hvornår, og hvilke resultater der forventes.
Det kan være alt fra simple stregdiagrammer på whiteboard til avancerede modeleringsværktøjer og BPMN (Business Process Model and Notation). Formålet er at få klarhed, fælles forståelse og bedre mulighed for analyse og optimering.
Visualisering: Gør komplekse arbejdsgange til overskuelige kort, så organisationen har et fælles billede af processen.
Effektivisering: Identificerer flaskhalse, unødvendige trin, dobbeltarbejde og spild.
Standardisering: Sørger for, at alle arbejder efter samme forløb, hvilket øger kvaliteten og forenkler oplæring.
Kommunikation: Gør det lettere at forklare og træne nye medarbejdere – og at samarbejde tværs af organisationen.
Kvalitetssikring: ISO 9001 og andre standarder kræver, at virksomheden dokumenterer deres processer for at kunne kontrollere og forbedre kvaliteten.
Forretningsudvikling: Understøtter digital transformation, automatisering og optimering – fx i forbindelse med implementering af nye IT-systemer.
Process mapping kan laves i alt fra håndtegnede skitser til specialsoftware. Der bruges standardiserede symboler:
Oval: Start-/slutpunkt
Rektangel: Opgave/aktivitet
Diamant: Beslutningspunkt (ja/nej)
Pil: Forløb fra et trin til det næste
Eksempler på rammeverk:
Flowcharts: Simple oversigter over trin og valg.
Swimlane-diagrammer: Viser ansvar for hvert trin ved at fordele dem i ”baner” (fx en bane for hver afdeling).
BPMN: Avanceret notation til komplekse arbejdsgange, inkl. hændelser, gateways og kørselsretninger.
| Process Mapping | Procesdesign |
|---|---|
| Analyse og visualisering af nuværende proces | Udvikling af nye eller optimerede processer |
| Fokus på, hvordan det er nu | Fokus på, hvordan det skal være |
| Diagnostisk værktøj | Kreativt/strategisk værktøj |
| Output: Flowchart, BPMN-diagram | Output: Forretningsprocesmodel, prototype |
Identificer processen: Vælg hvilken proces, der skal kortlægges.
Inddrag relevante medarbejdere: Få input fra dem, der faktisk arbejder med processen dagligt.
Tegn kortet: Brug symboler og standardiserede rammeverk for at visualisere processen.
Analyser og vurder: Gennemgå kortet for at finde uhensigtsmæssigheder, flaskhalse og forbedringsmuligheder.
Optimer og dokumenter: Lav revisionsvenlige kort og sikr løbende opdatering, når processen ændres.
Et eksempel kunne være onboarding af en ny medarbejder:
HR modtager ansøgning → Udtager referencer → Planlægger samtale → Giver tilbud → Medarbejder starter → Får udleveret udstyr → Tilmeldes til kurser
Hvert trin kan visualiseres med ansvar, ventetid og eventuelle beslutningspunkter.
En analyse af kortet kan afdække, at der mangler tydelig kommunikation mellem HR og leder, hvilket forsinker onboarding.
Digitale værktøjer: Lucidchart, Visio, Miro, BPMN-software, svæveflyvere, og integrationsplatforme.
Automatisering: Avancerede modeller kan kobles direkte til workflow-engine og udføres automatisk.
AI og data: Nye værktøjer kan anvende data og AI til at identificere processoptimering automatisk.
Process mapping er en uundværlig metode for virksomheder, der vil have effektive, gennemskuelige og forbedrede arbejdsgange. Med visuelle kort får du et analytisk redskab til at forstå, optimere og kommunikere processer – og dermed sikre, at organisationen løber glat og kan løfte både kvalitet og produktivitet over tid.
Det er en kernekompetence for både ledere, udviklere, forretningsfolk og specialister – og en forudsætning for agilitet og forretningsudvikling i moderne organisationer.
