Et workflow er en gennemtænkt og organiseret sekvens af trin eller delopgaver, der sammen danner rammen om, hvordan en konkret opgave eller proces skal udføres. Det kan være en simpel ækvipage mellem to personer eller et kompliceret netværk af interaktioner mellem flere afdelinger, IT-systemer og eksterne parter.
Workflows bruges i alle brancher: Fx ved godkendelse af rejseafregninger, indkøbsprocesser, produktudviklingsprocedurer, kundesupport eller onboarding af nye medarbejdere.
Triggers: Processen startes typisk af en ekstern eller intern begivenhed (fx en ansøgning, en ordre eller et supportticket).
Strukturerede trin: Hvert trin i workflowet har en tydelig opgave – fx ansøger sender formularen, leder godkender, økonomi behandler, og bruger modtager svar.
Regler og betingelser: Workflowet kan indeholde forgreninger, hvor resultatet af det ene trin bestemmer, hvad der sker i det næste (fx “Hvis afslået, send tilbage. Hvis godkendt, videre til økonomi”).
Aktører og roller: Hvert trin tildeles én eller flere personer eller systemer, der har ansvaret for at udføre opgaven.
Output: Når alle trin er gennemført, opnås det ønskede resultat – fx et godkendt dokument, en færdigbehandlet sag eller en forbedret arbejdsgang.
Workflows er taktiske, og de fokuserer på at sikre, at opgaver udføres korrekt og effektivt. De adskiller sig fra større forretningsprocesser, som er mere strategiske og overordnede målrettede. Flere workflows kan sammen udgøre en forretningsproces.
Forretninger bruger workflows til at automatisere, standardisere og monitorere arbejdsgangen – også for at identificere flaskhalse og optimere fx gennemløbstid og ressourceforbrug.
Workflow management software bruges i stigende omfang til at automatisere trin, notificere aktører og sikre sporbarhed.
Diagrammer og flowcharts gør workflows synlige og lettere at optimere – fx via BPMN-notation (Business Process Model and Notation).
Løkker og forgreninger: Moderne workflows kan være non-lineære, dvs. have forgreninger og gentagelser, alt efter forløb og udfald.
Integration: Workflows kan integreres med andre systemer, fx ERP, CRM, dokumenthåndtering og kundesupportplatforme.
| Workflow | Proces |
|---|---|
| Fokuserer på opgaveforløbet | Fokuserer på det strategiske mål |
| Taktisk, konkret | Strategisk, overordnet |
| Kan visualiseres som en sti | Består ofte af flere workflows |
| Kan automatiseres og forbedres | Kræver større ændringsledelse |
Øget effektivitet: Mindre spildtid, færre gentagelser og en klar fordeling af ansvar.
Reduceret risiko for fejl: Standardiserede trin gør det lettere at sikre kvalitet og compliance.
Bedre dokumentation og sporbarhed: Alle trin logføres, hvilket gør det muligt at efterprøve, analysere og forbedre.
Mulighed for automatisering: Gentagelige trin kan automatiseres, hvilket frigør tid til værditilføjende opgaver.
Skalerbarhed: Workflows gør det nemmere at håndtere stigende kompleksitet og vækst.
Rejseafregning: Ansat indsender → Chef godkender → Økonomi behandler og udbetaler.
Kundesupport: Kunde opretter ticket → Support medarbejder tager sig af det → Videresendes til specialist, hvis nødvendigt → Ticket lukkes.
Produktudvikling: Idégenerering → Prototype → Test → Feedback → Implementering.
Et workflow er altså det fundament, som sikrer, at opgaver i en virksomhed udføres på den mest effektive, gennemskuelige og målbare måde. Det er et af de vigtigste redskaber i moderne forretnings- og udviklingsorganisering – både som manuel proces, som digitalt flow og som udgangspunkt for kontinuerlig forbedring.
